Enya Gabert BeaVoici des nouvelles de votre LMS Lära ! Cela fait plusieurs mois que les équipes travaillent dur pour sortir de belles nouveautés que vous pouvez déjà découvrir dans 
Lära Premium. Nous faisons aujourd’hui le focus sur :
Les dispenses
A quoi servent les dispenses de formation ?
Dans certaines organisations, il est nécessaire de respecter des obligations en matière de formation continue. Dans ce cas, seules certaines situations peuvent en dispenser l’apprenant :
- Congé parental ou familial
- Congé additionnel pris consécutivement à un congé parental
- Maladie ou accident
- Circonstances exceptionnelles
Lära est le LMS parfaitement adapté à ce type d’organisation, voici toutes les dernières nouveautés concernant les dispenses :
Gérez vos dispenses de formation plus facilement avec la nouvelle interface de gestion
Les dispenses de formation sont une fonction importante pour plusieurs organisations et leur gestion a des implications qui peuvent être importantes sur la conformité des utilisateurs. Afin d’en simplifier la gestion, nous avons créé une nouvelle interface permettant aux organisations de créer et de gérer plus facilement les dispenses et leurs spécificités.
Il est ainsi possible pour les administrateurs de gérer les motifs des dispenses en plus d’en paramétrer les particularités. Cette nouvelle option se retrouvera dans la section « Réglages avancés » sous la rubrique « Motifs de dispense » où vous retrouverez l’ensemble des motifs créés et où vous pourrez accéder à leur configuration.
La gestion des droits pour accéder à cette nouvelle section a bien entendu été revue afin de créer un droit spécifique de visibilité et d’édition des dispenses, ce qui vous permettra toute la flexibilité d’offrir ces permissions aux utilisateurs administratifs bénéficiant de l’autorité nécessaire.
Ajout de la possibilité d’approbation automatique pour certains motifs de dispense de formation spécifique
Pour faire suite à l’ajout de la nouvelle interface et des fonctionnalités de gestion des dispenses de formation, notre équipe en a aussi profité pour ajouter une nouvelle logique dans la gestion de certains de ces motifs de dispense.
Afin de rendre le processus d’approbation de certains types de dispense automatique (congé parental, par exemple), il sera maintenant possible de simplement activer l’option d’approbation automatique d’un motif spécifique afin de faire en sorte que les utilisateurs faisant une demande de dispense en utilisant ce motif soient automatiquement approuvés.
Il est aussi important de noter qu’il sera bien entendu toujours possible pour les utilisateurs administratifs de venir consulter et modifier ces demandes au besoin.
Bonification de la fonctionnalité de dispenses de formations avec de nouvelles fonctions administratives : courtes durées
Certaines organisations ont des besoins particuliers dans la gestion des formations requises par leurs utilisateurs dans des contextes de formations réglementaires. La fonctionnalité de dispenses de formations permet d’offrir une flexibilité dans la gestion de ces exigences en permettant de s’adapter à certaines réalités.
En ce sens, et afin de répondre à certains besoins précis, notre équipe bonifie la fonctionnalité de dispenses de formation afin de permettre la création de dispenses de courtes durées (moins d’un mois) afin d’offrir un maxim
um de flexibilité dans l’application de ces particularités. Ainsi, les administrateurs seront en mesure de créer des dispenses de durée minimum de moins d’un mois s’appliquant autant lors de la création d’une demande de dispense que lors de la modification administrative d’une dispense existante.
Ajout de la capacité d’entrer manuellement la quantité de crédits exemptés sur une dispense
Encore une fois afin de donner un maximum de contrôle, une nouvelle fonctionnalité administrative est ajoutée afin de permettre aux gestionnaires d’établir manuellement une quantité de crédits exemptés.
Cette nouvelle fonction sera disponible lorsqu’un gestionnaire effectuera une demande de dispense en passant par le dossier d’un membre ou une nouvelle option sera cliquable « Définir les crédits exemptés manuellement plutôt qu’au prorata de la durée de la dispense » lui permettant d’entrer la quantité de crédits qui ne s’appliquera qu’à une seule période.
Les dispenses ainsi manuellement établies seront automatiquement ajoutées à l’historique de l’utilisateur afin d’assurer une traçabilité et sera correctement affichée dans la dispense elle-même en plus d’être prise en compte dans la progression dans la période réglementaire.
Déterminez manuellement le nombre d’heures à exempter sur une dispense, peu importe les dates et bonifications de la journalisation des actions administratives sur les dispenses
Une nouvelle option administrative vous permet de spécifier le nombre d’heures à exempter pour chacune des dispenses. Cette nouvelle option permet de ne pas prendre en compte les dates spécifiées dans la dispense ni de laisser Lära calculer l’exemption au prorata de présence de l’utilisateur concerné dans la période. De plus, nous avons aussi ajouté ces modifications à la section « Historique de la dispense » afin d’assurer plus facilement un suivi administratif et de journaliser l’ensemble des événements.
Prévenir automatiquement le chevauchement de deux dispenses
La gestion administrative des dispenses de formation pour des organisations ayant un grand nombre d’apprenants peut devenir complexe et chronophage en raison du grand nombre de demandes. Afin d’en simplifier le plus possible la mise en place, nous avons ajouté une nouvelle option dans le module de gestion des dispenses de formation. Ainsi, lors de la création d’une nouvelle dispense, Lära va automatiquement vérifier si la nouvelle dispense créée interfère ou chevauche avec une dispense existante pour l’utilisateur. Afin de couvrir l’ensemble des instances où cette validation pourrait être requise et pertinente, la même vérification s’effectuera aussi lors d’une demande de modification à une dispense existante par un apprenant.
En cas de conflit entre deux dispenses, l’apprenant verra un avertissement lors de la soumission de la demande et le gestionnaire sera aussi notifié lors de la validation. Cependant, afin d’offrir un maximum de flexibilité, le gestionnaire conservera néanmoins le droit d’approuver la dispense malgré le conflit.
Il est aussi important de noter que cette option demeure facultative et les gestionnaires bénéficiant des droits nécessaires pourront simplement l’activer ou non dans les options des dispenses.
Contrôlez le nombre maximal de crédits dispensés pour vos motifs de dispenses de formation
La plupart des dispenses de formation ont des particularités distinctes pouvant faire en sorte qu’une seule recette ne s’applique pas uniformément. C’est exactement pourquoi notre équipe peaufine les différentes options de ces fonctionnalités semaine après semaine.
Ainsi, afin d’offrir un meilleur contrôle aux organisations et aux administrateurs dans la gestion des dispenses de formation, notre équipe a ajouté une nouvelle fonction avec l’ajout de limites de crédits dispensés par motif.
Cette nouvelle option permet de plus facilement contrôler le nombre de crédits maximal pouvant être dispensé pour les différents motifs de dispense dans une même période réglementaire.
Vous serez donc en mesure, par exemple, de limiter à 15 heures (crédits) qu’un utilisateur pourrait se voir dispensé pour un motif particulier dans une même période afin d’éviter qu’une dispense qui s’étirerait dans le temps fasse en sorte que l’utilisateur se voit dispensé un nombre excessif de crédits de formation.
Cette nouvelle fonctionnalité vous offre maintenant plus de flexibilité et de contrôle dans la mise en place de vos dispenses de formation afin de répondre le mieux possible aux exigences de votre période réglementaires et aux besoins de vos apprenants.
Ajout de la possibilité de filtrer les listes utilisateurs basé sur les dispenses actives
Les dispenses de formation sont une fonction importante pour les organisations utilisant les fonctions de règlement de formation. En ce sens, nous souhaitons faciliter la vie aux administrateurs dans ces contextes. C’est pourquoi il sera possible de filtrer les listes d’utilisateurs basées sur les dispenses actives. Ainsi, un nouveau filtre sera disponible dans les listes utilisateurs permettant de filtrer celles-ci selon différents critères préétablis, mais aussi des critères spécifiques à votre organisation.
Il est important de noter qu’une dispense est considérée « active » si elle est approuvée par un gestionnaire au moment de la recherche.
Les critères de base de ce filtre sont entre autres : « Aucune dispense active », « Au moins une dispense active », « Aucun filtre », ou encore la liste des filtres de dispense que votre organisation souhaitera utiliser :
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