Former au sein d’une organisation complexe avec un LMS

Introduction

Pour répondre aux exigences réglementaires du secteur financier au Québec, la Chambre de l'Assurance devait impérativement moderniser la gestion de son écosystème de formation. Confrontée à une structure fragmentée et des processus manuels chronophages, l'organisation a choisi la plateforme Lära LMS. Ce virage technologique a permis d’automatiser le suivi de la conformité de plus de 18 000 professionnels, tout en offrant une autonomie inédite aux employeurs et aux organismes de formation.

Résultat : Une gestion administrative simplifiée, une réduction massive des erreurs de saisie et une visibilité en temps réel sur le statut des certifiés. La plateforme Lära LMS est désormais le guichet unique transactionnel au service de la mission de protection du public de la Chambre de l'Assurance.

Présentation de l'organisation

La Chambre de l’Assurance a pour mission fondamentale d’assurer la protection du public en encadrant la déontologie et la formation de plus de 18 000 agents et courtiers en assurance de dommages, ainsi que des experts en sinistre. Elle veille à l’excellence des pratiques professionnelles à travers le Québec en supervisant un réseau dense de plus de 1 100 organisations employeurs et près de 300 organismes dispensateurs.

Les interlocuteurs du projet

Jonathan Pinard, Directeur de la formation continue à la Chambre de l'Assurance, expert en enseignement et garant de la conformité réglementaire.
David Robitaille, PDG de SVI eSolutions, éditeur de Lära LMS et partenaire de Classilio.

Contexte et enjeux

Avec un volume annuel dépassant les 150 000 inscriptions et déclarations, la Chambre de l’Assurance gérait ses flux via des fichiers Excel et des échanges d’emails incessants. Une organisation devenue difficile à maintenir, source de pertes d’information et de risques opérationnels.

Trois défis majeurs se présentaient

Sécuriser les flux de données : La circulation de fichiers contenant des renseignements personnels nominatifs posait des enjeux de confidentialité majeurs.
Automatiser la conformité réglementaire : Les certifiés doivent valider 20 heures de formation par cycle de deux ans. Le suivi devait être d’une rigueur absolue pour satisfaire l’Autorité des marchés financiers (AMF).
Désengorger les équipes internes : L’absence de guichet unique centralisé obligeait l’équipe de formation à traiter manuellement chaque demande de support et chaque mise à jour de calendrier.

Critères de choix

Le choix s'est porté sur Lära LMS en raison de sa capacité à modéliser des structures organisationnelles complexes sans développement spécifique lourd.

Les critères déterminants ont été :

1. Architecture multi-branches : La possibilité de répliquer l'organigramme de la Chambre pour isoler chaque cabinet de manière hermétique.

2. Interopérabilité native : Une connexion bidirectionnelle avec le CRM Microsoft Dynamics pour synchroniser les droits des utilisateurs en temps réel.

3. Expérience utilisateur simplifiée : L'intégration d'un système de Single Sign-On (SSO) permettant aux membres d'utiliser leurs identifiants habituels.

4. Modularité transactionnelle : Un guichet unique capable de gérer l'achat et la distribution de formations en lot par les employeurs.

Pourquoi Lära LMS ? Le choix évident

Les points forts soulignés par les équipes :

1. Étanchéité des données : Chaque organisation accède uniquement à ses propres dossiers, garantissant le respect des lois sur la protection des renseignements personnels.

« Les organisations devaient être hermétiques les unes aux autres afin de permettre une gestion fine des droits et des permissions au sein de chaque cabinet d'assurance. » — Jonathan Pinard

2. Autonomie déléguée : Les organismes de formation gèrent désormais leurs propres calendriers et présences sans passer par la Chambre.

3. Reporting contextuel : Des tableaux de bord dynamiques offrent une vision immédiate du taux de conformité par membre, par entreprise ou pour l'ensemble du secteur.

Déploiement et accompagnement

Au-delà de la technique, le projet a nécessité une conduite du changement pour uniformiser les processus de milliers d’acteurs. L’expertise de SVI a été cruciale pour transformer les réticences initiales en adhésion.

Jonathan Pinard témoigne de la réussite de cette intégration :

« La plateforme Lära LMS a permis au final d’uniformiser les contenus, les processus, et de faciliter l’accès à la formation pour tous les apprenants. »

Usages et fonctionnalités clés

Aujourd'hui, la plateforme Lära LMS articule tout le dispositif ÉduChAD :

• Portails personnalisés : Chaque utilisateur entre par un portail adapté à son profil (membre, employeur ou dispensateur).
• Suivi de progression automatisé : Le LMS calcule instantanément l'atteinte des obligations réglementaires dès qu'une activité est complétée ou autodéclarée.
• Gestion des inscriptions en lot : Les responsables de cabinet d'assurance peuvent acheter des formations et les distribuer instantanément à leurs employés.

Résultats : efficience et flexibilité

Après plus de deux ans d'exploitation, les bénéfices opérationnels sont quantifiables.

Indicateurs clés :

• Élimination de la ressaisie : L'interconnexion CRM/LMS a supprimé les tâches manuelles à faible valeur ajoutée.
• Baisse du volume de support : La mise en autonomie des partenaires a entraîné une réduction significative des appels entrants.
• Décisions basées sur la donnée : La Chambre dispose enfin de rapports en temps réel pour piloter la conformité globale du secteur.

« Ça a changé la vie en éliminant les intermédiaires, puis en rendant les gens parfaitement autonomes. »

Une anecdote révélatrice de la transformation

Avant Lära, la transmission des présences entre les organismes de formation et la Chambre était un goulot d’étranglement administratif majeur.

David Robitaille résume l’impact de la nouvelle plateforme de formation :

« Ça a changé la vie en éliminant les intermédiaires, puis en rendant les gens parfaitement autonomes. »

Bilan et perspectives

La Chambre de l'Assurance dispose désormais d'un outil robuste, capable de s'adapter aux futures évolutions réglementaires. Pour Jonathan Pinard, la plateforme Lära LMS a rempli pleinement son contrat : simplifier le quotidien des équipes tout en renforçant la fiabilité du suivi des certifications.

En bref

Client

Secteur

Contexte

Utilisateurs cibles

Résultats clés

Atouts de Lära LMS

Chambre de l'Assurance

Assurance - Régulation et Formation Continue

Obligations en formation continue avec suivi de conformité

268 organismes de formation, 1 114 organisations employeurs, + de 18 000 apprenants

Gain d'efficience massif, conformité 100% traçable, autonomie des acteurs

Intuitivité, architecture multi-branches, multi-portails, délégation de droits, interconnexion fine LMS / CRM, accompagnement humain